Pendant toute la durée du contrat, l’éditeur est tenu de remettre à l’auteur, au moins une fois par an, une reddition des comptes, qu’il y ait ou non des droits à verser.

L’éditeur est tenu, pour chaque livre, de  rendre  compte  à  son  auteur du calcul de sa rémunération de façon explicite et transparente (article L. 132-17-3 du code de la propriété intellectuelle). Cette obligation s’impose à tous les éditeurs, que l’auteur soit rémunéré proportionnellement ou forfaitairement.

À cette fin, l’éditeur a l’obligation de remettre à l’auteur un état des comptes mentionnant :

• lorsque le livre est édité sous une forme imprimée, le nombre d’exemplaires fabriqués en cours d’exercice, le nombre des exemplaires en stock en début et en fin d’exercice, le nombre des exemplaires vendus par l’éditeur, le nombre des exemplaires hors droits et détruits au cours de l’exercice ;
  
  
• lorsque le livre est édité sous une forme numérique, les revenus issus de la vente à l’unité et de chacun des autres modes d’exploitation du livre.

Dans les deux cas, la reddition des comptes doit être accompagnée de la liste des cessions de droits réalisées au cours de l’exercice, du montant  des redevances correspondantes dues ou versées à l’auteur, ainsi que des assiettes et des taux des différentes rémunérations prévues au contrat d’édition.

L’éditeur est tenu de procéder au paiement des droits au plus tard six mois après l’arrêté des comptes de l’entreprise.

Le CPE et le SNE ont travaillé à préciser et à compléter l’ensemble des informations devant figurer a minima dans une reddition des comptes, à savoir :

Informations générales

• Le titre de l’ouvrage ;
• l’ISBN ou l’EAN et, le cas échéant, l’identifiant de l’éditeur ;
• la date de parution ;
• le prix public hors taxes (PPHT) pour la France ;
• le tirage initial (sur la première reddition) ;
• la période concernée par cette reddition.

Les mouvements de stock

Les informations propres aux mouvements de stock d’un ouvrage sont essentielles à la bonne compréhension par l’auteur de l’exploitation de  son œuvre. Elles sont indiquées en nombre d’exemplaires :

• le nombre d’exemplaires en stock en début d’exercice ;
• le nombre d’exemplaires fabriqués en cours d’exercice ;
• le nombre d’exemplaires expédiés et facturés en cours d’exercice aux points de vente ;
• le nombre d’exemplaires retournés et crédités en cours d’exercice aux points de vente ;
• le nombre d’exemplaires net vendus par l’éditeur au cours de l’exercice ;
• le nombre total d’exemplaires hors droits de l’exercice, en indiquant notamment le nombre d’exemplaires promotionnels non destinés à la vente, et en isolant si possible de ce dernier le nombre d’exemplaires destinés aux médias (« services de presse ») ;
• le nombre d’exemplaires détruits au cours de l’exercice ;
• le nombre d’exemplaires en stock en fin d’exercice.
  
  

Les droits d’auteur sur les ventes de livres imprimés

• L’obligation de rendre compte concerne l’ensemble des ventes réalisées, quel que soit le circuit de diffusion et quel que soit le territoire.

  Dans les cas où le contrat d’édition prévoit une provision pour retours, la reddition des comptes mentionnera :

• les modalités de calcul des provisions pour retours (quantité, taux…) ;
• le montant de la réintégration de la provision pour retours de la période précédente à compter du 2^e exercice ;
• le montant de la provision pour retours constituée pour l’exercice.

La reddition des comptes mentionne par ailleurs pour chacun des circuits de diffusion :

• le prix public hors taxes ;
• le taux de droits d’auteur prévu au contrat ;
• le nombre d’exemplaires net vendus par l’éditeur au cours de l’exercice ;
• la provision pour retours constituée, le cas échéant, pour l’exercice ;
• le montant total des droits calculés sur l’exercice.
  
  

Les droits d’auteur sur les exploitations numériques

Lorsque le livre est édité sous une forme numérique, une partie spécifique de l’état des comptes détaille, sur une ligne distincte pour chaque type d’exploitation numérique (ventes à l’unité et revenus issus des autres modes d’exploitation de l’œuvre) :

• les modalités de calcul des droits : assiette(s), taux et nombre d’exemplaires vendus ;
• les droits calculés sur l’exercice.

Par ailleurs, l’état des comptes fait apparaître le nombre d’exemplaires  gratuits promotionnels et le nombre d’exemplaires destinés au service de presse lorsque l’information est disponible.

Les cessions de droits et licences à des tiers

L’obligation pour l’éditeur de rendre compte à l’auteur s’impose également pour l’ensemble des cessions réalisées par l’éditeur à des tiers, y compris auprès de filiales d’un même groupe d’édition, pour des exploitations dites « secondes » ou « dérivées » : édition poche, traductions en langues étrangères, édition club, adaptation audiovisuelle…

Cette information doit préciser la ou les maisons d’édition auxquelles l’éditeur a cédé les droits, les pays ou les langues concernés s’agissant des traductions, ainsi que le montant perçu pour la cession desdits droits sur la base des assiettes prévues au contrat.

La reddition des comptes mentionne distinctement, pour chacune des  cessions encaissées au cours de l’exercice, le montant encaissé par l’éditeur, en précisant la nature des droits (poche, traduction, club, audiovisuel…), le taux et le montant des droits générés pour l’auteur.

Le montant des droits dus et à-valoir

La reddition des comptes mentionne par ouvrage, dans tous les cas :

• le total des droits calculés sur la période ;
• le montant de l’à-valoir contractuel (a minima à la première reddition des comptes) et/ou son solde non couvert à l’ouverture de la période de reddition ;
• le montant des droits qui s’imputent sur l’à-valoir ;
• le solde des droits dus ou le solde non couvert de l’à-valoir.

Le montant des droits issus de la gestion collective

La reddition des comptes mentionne le montant dû au titre de la reprographie, de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche et du droit de prêt en bibliothèque.

Les montants de droits dus aux auteurs au titre de la reprographie et de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche sont versés par le Centre français d’exploitation du droit de la copie (CFC) soit à l’éditeur, qui les reverse ensuite à ses auteurs, soit, pour la part de droits dus, aux auteurs et, si l’éditeur a délégué au CFC    ce versement, via les organismes de gestion collective d’auteurs (SOFIA, SCAM, SACD, ADAGP, SAIF…).

Toutefois, une partie des montants de droits dus aux auteurs au titre de   la reprographie pour l’image fixe et de l’utilisation des œuvres par des tiers à des fins d’enseignement et/ou de recherche pour l’image fixe sont directement versés par les organismes de gestion collective (ADAGP, SAIF, SCAM, SACD…) aux auteurs qui en sont adhérents et pour les œuvres inscrites à leur catalogue.

Les montants de droits dus aux auteurs au titre du droit de prêt en bibliothèque sont versés directement par SOFIA aux auteurs qui en sont adhérents ou via l’organisme de gestion collective qui les représente (SCAM, ADAGP, SACD, SAIF…). Pour les auteurs non répertoriés par un organisme de gestion collective, le versement est effectué indirectement par SOFIA, via leurs éditeurs.

S’agissant de la copie privée, le versement des droits revenant aux auteurs ne peut être réalisé que par l’organisme de gestion collective dont les auteurs sont adhérents (SOFIA, SCAM, SACD, ADAGP, SAIF…). Ces sommes ne figurent donc pas dans la reddition des comptes.

Ces droits en gestion collective ne peuvent venir en amortissement des à-valoir versés.

Le récapitulatif général des droits

Un récapitulatif des droits dus par l’éditeur à un même auteur pour l’ensemble de ses titres peut être réalisé et adressé pour la même période. Il constitue un document de synthèse complémentaire aux redditions des comptes individuelles obligatoires.

Ce récapitulatif précise le mécanisme de la TVA (prélèvement à la source ou gestion directe par l’auteur). Sauf dispense de précompte, il mentionne également l’ensemble des prélèvements sociaux (cotisations sociales et cotisations pour la formation professionnelle) dus par l’auteur mais versés directement (en précompte) par l’éditeur, et qui sont donc déduits du montant brut des droits d’auteur dus à l’auteur.